یکی از بخش‌های بسیار پر کاربرد فروشگاه اینترنتی شما، مدیریت سفارشات است. این بخش تقریبا بیشتر از همه بخش‌های ووکامرس مورد استفاده قرار می‌گیرد. چک کردن سفارش‌های ثبت شده، ویرایش سفارشات، مرجوع کردن سفارش، مرور آیتم‌های سفارش، تعویض اقلام سفارش و تمام موارد مربوط به سفارشات مشتریان در این قسمت قرار دارد. پس بنابر این این قسمت را باید به درستی و کامل بیاموزید.
مشاهده و بررسی سفارشات ووکامرس
برای مشاهده سفارشات در ووکامرس از قسمت ووکامرس > سفارشات می‌توانید اقدام فرمایید. در این قسمت تمام سفارشات مشتریان شما قرار دارد.
مشاهده سریع جزئیات سفارش
برای مشاهده سریع جزئیات سفارش در ووکامرس باید از آیکون چشم روبروی هر سفارش کمک بگیریم. با کلیک بر روی این گزینه،اطلاعات سفارش را به سرعت می‌توانید بررسی کنید.
ویرایش سفارشات ووکامرس
با کلیک بر روی هر سفارش، به صفحه ویرایش و جزیئات یک سفارش وارد می‌شوید. در این صفحه می‌توانید وضعیت سفارش، جزئیات سفارش، اقلام سفارش و … را مشاهده یاد ویرایش کنید.
جزیئات سفارش
در این قسمت همانطور که مشاهده می‌کنید، اطلاعاتی در مورد سفارش مد نظر وجود دارد. اطلاعاتی شامل روش پرداخت، آیپی مشتری، آدرس مشتری، زمانی که سفارش ثبت شده است و …
قسمت مهمی که نیاز به توضیح بیشتر دارد، وضعیت سفارش است. وضعیت‌های پیش فرض در ووکامرس به شرح زیر است:
- در انتظار پرداخت: این وضعیت به این معناست که مشتری، سبد خرید خود را تکمیل کرده ولی هنوز پرداخت نکرده است.
- در حال انجام: این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که مشتری، سبد خرید خود را تکمیل کرده و همچنین پرداخت موفقیت آمیز بوده است. در واقع این وضعیت یعنی سفارش به دست مدیر فروشگاه رسیده است و فروشگاه در حال تکمیل آن سفارش است.
- در انتظار بررسی: زمانی که روش پرداخت در فروشگاه، پرداخت آنلاین نباشد، پس از ثبت سفارش مشتری وضعیت آن در انتظار بررسی قرار می‌گیرد.
- تکمیل شده: این وضعیت به معنای تکمیل سفارش است. زمانی که یک سفارش به صورت کامل پردازش می‌شود و به دست مشتری می‌رسد حتما باید وضعیت آن به تکمیل شده تغییر یابد.
- لغو شده: این وضعیت زمانی است که سفارش توسط مشتری یا مدیر فروشگاه لغو شود.
- مسترد شده: سفارشتی که استرداد وجه شده اند یا به عبارتی مرجوع شده اند در این وضعیت قرار می‌گیرند.
- ناموفق: این وضعیت در واقع خطای سفارش است. زمانی است که سفارش در هنگام پرداخت دچار خطا شده است و سفارش موفق نبوده است.
ویرایش سفارش ووکامرس
گاهی اوقات نیاز داریم سفارشی را ویرایش کنیم. ویرایش سفارشات انواع مختلفی دارد. گاهی نیاز به تعویض یا حذف یک آیتم در سفارش داریم. در مواقعی نیاز به بازگشت کل وجه به مشتری داریم. و گاهی نیاز به لغو محصول داریم. در هر یک از این حالات گاهی نیاز داریم برای مدیریت موجودی محصولات، بعضی از اقلام را موجودی آن‌ها را به انبار برگردانیم و گاهی می‌خواهیم موجودی به انبار بازگردانده نشود.
ابتدا فرض می‌کنیم که یک سفارش در وضعیت در حال انجام است. توجه داشته باشید که سفارشاتی که در وضعیت در حال انجام هستند غیر قابل ویرایش هستند و برای اینکه بتوانیم سفارشات را ویرایش کنیم، باید ابتدا از وضعیت در حال انجام آن‌ها را خارج کنیم. به جدول زیر توجه کنید. جدول زیر تغییرات موجودی را در وضعیت‌های مختلف نشان می‌دهد. توجه داشته باشید با فرض اینکه وضعیت فعلی سفارش در حال انجام باشد، با تغییر وضعیت موجودی مطابق جدول زیر تغییر خواهد کرد.
| وضعیت | کاهش موجودی | افزایش موجودی | ویرایش آیتم‌های سفارش | استرداد سفارش |
| در انتظار پرداخت | خیر | بله | بله | بله |
| در حال انجام | بله | خیر | خیر | بله |
| در انتظار بررسی | خیر | خیر | خیر | بله |
| تکمیل شده | خیر | خیر | خیر | بله |
| لغو شده | خیر | بله | خیر | بله |
| مسترد شده | خیر | خیر | خیر | بله |
| ناموفق | خیر | خیر | خیر | بله |
ویرایش آیتم‌های سفارش ووکامرس
گاهی نیاز به ویرایش آیتم‌های یک سفارش دارید. مثلا می‌خواهید یکی از اقلام سفارش را حذف کنید، یا نیاز دارید یکی از آیتم‌ها را برای مشتری خود تعویض کنید. همانطور که گفتیم، سفارشات موفق در حالت پیش فرض وضعیت آن‌ها در حال انجام می‌باشد و این وضعیت قابلیت ویرایش اقلام را ندارد. اول از همه باید وضعیت سفارش را از در حال انجام به در انتظار پرداخت تغییر دهید.
به تصویر بالا دقت کنید. زمانی که وضعیت سفارش را از در حال انجام به در انتظار پرداخت تغییر می‌دهید، موجودی تمام اقلام سفارش افزایش می‌یابد. نگران نباشد اینکار را ووکامرس برای مدیریت موجودی محصولات شما انجام می‌دهد و پس از اینکه ویرایش سفارش تمام شود مجدد اقلام خریداری شده در این سفارش کاهش موجودی خواهد داشت. پس بنابر این همواره وضعیت کاهش و افزایش موجودی سفارشات را از طریق یادداشت‌های سفارش می‌توانید بررسی کنید.
با تغییر وضعیت به در انتظار پرداخت، امکانات ویرایش آیتم‌های سفارش را خواهید داشت. همانطور که مشاهده می‌کنید می‌توانید آقلام خریده شده را حذف کنید. یا آیتم جدیدی به سفارش اضافه کنید.
استرداد یا مرجوع کردن سفارش ووکامرس
شما همواره در همه وضعیت‌های سفارش در ووکامرس قادر هستید یک سفارش را مسترد کنید. مثلا فرض کنید یک سفارش پیراهن مردانه داشتید و مشتری درخواست مرجوع کردن آن را دارد. با انتخاب گزینه استرداد به سادگی می‌توانید سفارش مد نظر را مسترد کنید.
توجه داشته باشید، گاهی اوقات نیاز داریم سفارشی را مسترد کنیم ولی موجودی را به انبار بازگردانی نکنیم. مثلا پیراهن مردانه ای به یک مشتری فروختید و این پیراهن پارگی و زدگی داشته. خب بالطبع نباید این محصول به انبار بازگردانی شود. در این حالات موارد برگشتی به انبار را غیر فعال کنید تا سطح موجودی آن محصول افزایش نیابد.
